Die häufigsten Formmängel im Arbeitszeugnis - Nicht nur auf den Inhalt kommt es an!

Ein Urteil des Landesarbeitsgerichts Hamm (27.07.2016 – 4 Ta 118/16) nehmen wir zum Anlass, Ihnen verbreitete Formmängel in Arbeitszeugnissen vorzustellen. Diese haben zur Folge, dass eine inhaltlich gute Beurteilung deutlich abgewertet wird.

Die Unterschrift: Die richtige Person, die richtige Stelle, die richtige Art und Weise

Dass die Unterschrift unter dem Arbeitszeugnis häufiger als vermutet Gegenstand von Streitigkeiten vor den Arbeitsgerichten ist, zeigt ein aktuelles Urteil aus Hamm. Hier hatte sich der Arbeitnehmer erfolgreich gegen gleich zwei formelle Mängel in Form der Unterschrift gewehrt.

Der Arbeitgeber hatte das Arbeitszeugnis zunächst nur mit einem „gekritzelten“ Namenskürzel unterschrieben und nach Beanstandung durch den Arbeitnehmer die vollständige Unterschrift quer/diagonal zum Zeugnistext geleistet: Beides zu Unrecht, befand das Gericht.

Es machte deutlich, dass die Unterzeichnung des Zeugnisses in der Weise erfolgen müsse, wie der Unterzeichner im Übrigen wichtige betriebliche Dokumente unterschreibe. Die Identität des Ausstellers müsse zweifelsfrei feststehen. Eine Abweichung des Namenszuges führe dazu, dass lediglich ein Handzeichen vorliege. In diesem Fall leidet das Zeugnis bereits an einem zu berichtigenden formellen Mangel.

Auch die zweite Unterschrift wurde durch das Gericht für formunwirksam erklärt. Eine quer zum Zeugnistext verlaufende Unterschrift sei im Geschäftsverkehr derart unüblich, dass ein Zeugnisleser dies auf den ersten Blick feststellen und sich veranlasst sehen würde, sich über den Grund einer solchen Unterschriftsleitung Gedanken zu machen. Diese Art der Unterschrift begründe vielmehr erhebliche Zweifel an der Ernsthaftigkeit des Zeugnistextes und entwerte diesen vollständig.

Arbeitnehmer sollten zudem genau darauf achten, wer ihr Arbeitszeugnis unterschrieben hat: Unterzeichnet nicht die Firmenleitung selber sondern ein Vertreter, ist dessen Ranghöhe zu beachten. Wird das Zeugnis beispielsweise von einem gleich- oder untergeordneten Unterzeichner unterschrieben, erweckt dies den Anschein der Geringschätzung oder sogar Missachtung.

Die Schriftform: E-Mail reicht nicht!

Das Zeugnis muss der Schriftform genügen. Dafür ist notwendig, dass das Zeugnis eigenhändig (=handschriftlich) unterschrieben wurde. Eine E-Mail genügt diesen Anforderungen nicht. Dies gilt ebenso, wenn ein unterschriebenes Zeugnis eingescannt und in der E-Mail als Anhang mitgeschickt wurde.

Der Firmenbogen: Wer einen hat, muss ihn auch verwenden

Verwendet der Arbeitgeber im Geschäftsverkehr einen Firmenbriefbogen, so muss er diesen ebenfalls bei der Erteilung eines Arbeitszeugnisses verwenden. Tut er dies nicht, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf erneute Ausstellung des Zeugnisses auf dem Firmenbogen.

Einen in der Praxis häufig auftretenden Formmangel stellt es dar, wenn das Arbeitszeugnis zwar auf dem richtigen Firmenbogen erteilt wird, der Arbeitgeber das Zeugnis jedoch im Anschriftenfeld mit der Anschrift des Mitarbeiters versieht.

Der Arbeitgeber ist nämlich verpflichtet, darauf zu achten, dass das Anschriftenfeld, welches im Geschäftsverkehr der Verwendung von Fensterbriefumschlägen dient, unausgefüllt bleibt. Dies insbesondere, da die Angabe der Anschrift im Adressfeld den Eindruck erweckt, das Zeugnis sei dem ausgeschiedenen Arbeitnehmer nach Auseinandersetzungen über den Inhalt postalisch zugestellt worden (LAG Hamburg, 7.9.1993; LAG Düsseldorf, 23.5.1995).

Das Ausstellungsdatum: Letzter Tag der Beschäftigung oder tatsächliches Ausstellungsdatum?

Auch wenn es üblich ist, dass der Arbeitgeber als Ausstellungsdatum den letzten Tag des Arbeitsverhältnisses angibt, kann der Arbeitnehmer dies nicht in jedem Fall verlangen. Vielmehr gebietet es der Grundsatz der Zeugniswahrheit, dass der Arbeitgeber grundsätzlich den Tag der tatsächlichen Ausstellung anzugeben hat.

Etwas anderes gilt jedoch, wenn der Arbeitgeber die Ausstellung des Arbeitszeugnisses verzögert. Liegen mehr als ein bis zwei Monate zwischen Beendigung des Arbeitsverhältnisses und der Ausstellung des Zeugnisses, liegt eine Datendiskrepanz vor, die der Arbeitnehmer nicht akzeptieren muss. Ein solch spätes Ausstellungsdatum kann nämlich darauf hinweisen, dass es bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu Streitigkeiten gekommen ist und der Arbeitgeber erst nach einem längeren Gerichtsprozess seiner Verpflichtung nachgekommen ist.